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Cómo optimizar los viajes corporativos con tecnología

The Times en Español

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Ahorrar tiempo, facilitar la organización e incluso ahorrar dinero son algunos de los beneficios que la tecnología aplicada a la gestión de viajes corporativos puede ofrecer. Es por esto que cada día es más común ver cómo varios procesos o sistemas para viajes se van digitalizando.

Bajo este contexto, es conveniente conocer las tecnologías que aportan en la gestión de viajes, para así aprovechar sus ventajas. Por eso se ha desarrollado el siguiente listado:

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4 tecnologías que optimizan los viajes corporativos

No solo agilizan la gestión de viajes corporativos, sino que brindan mayor satisfacción a los colaboradores de las empresas. Entre ellas están:

1. Plataformas de reserva en línea

Simplificar las reservas y comparar precios de distintos alojamientos es posible gracias a las plataformas de reserva en línea.

Estas permiten visualizar múltiples alternativas de hotel simultáneamente, en una misma interfaz, mostrando toda información relevante: ubicación del alojamiento, imágenes, reseñas de otros visitantes, etc.

De esta forma, resulta más fácil cotejar las diferentes ofertas con sus precios y amenidades, eliminando la necesidad de revisar cada sitio web por separado.

Por sus atributos, según Statista, se estima que el uso de estas plataformas seguirá creciendo y su mercado equivaldrá a 983.000 millones de USD para 2027.

2. Aplicaciones móviles con acceso a itinerarios

Asimismo, la existencia de aplicaciones móviles capaces de centralizar toda la información del viaje corporativo ahorra tiempo y esfuerzo de comunicación.

Es decir, en vez de consultar un email muchas veces o preguntarle a otros colegas, los colaboradores pueden revisar el itinerario completo del viaje desde la pantalla de su teléfono celular.

Esto es de particular relevancia durante viajes en los que participan muchas personas, o si los horarios del evento son muy justos/precisos.

3. Tarjetas de embarque digitales

Los tickets digitales ahorran los gastos innecesarios en impresiones y compra de papel. Aunado a esto, pueden impedir problemas comunes de un itinerario ajetreado, como extraviar el pase de abordar.

Usándolos, el proceso de abordaje se agiliza, de allí que tantas empresas de viajes lo implementen en sus operaciones. De hecho, aerolíneas como Emirates ya están emitiendo billetes 100% en digital.

Otra ventaja es que, utilizando Boarding Pass Wallet de Google, por ejemplo, se pueden recibir notificaciones del estado del vuelo, como cambios de puerta de abordaje.

4. Automatización de informes de gastos

Durante el viaje, los colaboradores necesitan llevar un cabal registro de sus gastos, a fin de justificar los gastos destinados a viáticos. Pueden hacerlo de la manera tradicional, solicitando boletas o recibos de compra en físico y enviándolos después, o, en cambio, utilizar una solución que gestiona los gastos automáticamente.

Existen aplicaciones que permiten a cada trabajador informar sobre sus gastos, creando una entrada para cada compra y conciliando el resto de las cuentas de modo automático. Así, las personas solo deben tomar fotos de sus recibos.

Cómo tener mejores experiencias en los viajes corporativos

Considerando todo lo anterior, se puede concluir que el uso de tecnologías en la gestión de viajes corporativos resulta fundamental para tener viajes de negocios más eficientes y satisfactorios. Además, recurrir a la automatización resulta una estrategia clave a fin de no saturar la carga de trabajo de la empresa organizadora ni de su talento humano.

De todas formas, siempre será conveniente contar con los servicios de empresas de viajes especializadas en viajes corporativos para tener una mejor experiencia. Este tipo de compañías están al tanto de las últimas innovaciones con tal de satisfacer a sus clientes para que puedan aprovechar al máximo sus viajes de negocios.

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